Conservare i documenti informatici

Il Codice dell'amministrazione digitale (Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82), che costituisce il testo normativo di base per l'informatizzazione dell'attività e dei documenti delle pubbliche amministrazioni italiane, stabilisce all’articolo 43, comma 3, che i documenti informatici devono essere conservati in modo permanente con modalità digitali.

Con il Decreto del Presidente del Consiglio del Ministri 3 dicembre 2013 sono state emanate le regole tecniche in materia di sistema di conservazione, le quali stabiliscono i criteri fondamentali per l'istituzione da parte delle P.A. italiane del sistema di conservazione dei documenti informatici. Tale sistema può essere gestito internamente da parte dell'ente pubblico oppure può essere affidato ad un conservatore esterno accreditato presso l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID).

La Provincia autonoma di Trento ha scelto di avvalersi del sistema di conservazione gestito dal Polo archivistico regionale dell'Emilia Romagna (ParER), un ente pubblico accreditato presso AgID e dipendente dall'Istituto per i Beni artistici, culturali e naturali (IBACN) della Regione Emilia Romagna. Essa ha quindi stipulato un accordo di collaborazione con IBACN sulla base del quale ogni ente del sistema pubblico trentino ha facoltà di aderire all'accordo medesimo per servirsi del sistema di conservazione gestito dal Polo archivistico regionale dell'Emilia Romagna.

All'interno di questa cornice normativa e istituzionale la Soprintendenza per i Beni culturali, tramite l'Ufficio Beni archivistici, librari e Archivio provinciale, svolge un ruolo di coordinamento per il sistema pubblico trentino ed esercita la vigilanza sul processo di conservazione dei documenti informatici delle P.A. trentine. Quest'ultima funzione si esplica fondamentalmente nel rilascio di autorizzazioni al trasferimento in conservazione dei documenti informatici e nella verifica dei manuali di conservazione predisposti dagli enti pubblici trentini.

Il manuale di conservazione, la redazione del quale è obbligatoria per ogni ente pubblico ai sensi delle regole tecniche sopramenzionate, “illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione” (D.P.C.M. 3 dicembre 2013, art. 8).

I funzionari dell'Ufficio Beni archivistici, librari e Archivio provinciale svolgono inoltre attività consulenziale e di assistenza nei confronti delle amministrazioni trentine, accompagnandole in questo tanto complesso quanto importante momento di gestione del cambiamento nel processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione.